辦公空間規(guī)劃中數(shù)據(jù)的意義是什么?

/你的任務是衡量工作場所的文化、員工士氣、壓力、生產(chǎn)力、幸福感等等嗎?/

我們常用的人數(shù)統(tǒng)計、座位數(shù)等標準都是方便生成對面積需求的典型計算方法，這些不過是簡單的數(shù)字和計數(shù)。對于企業(yè)而言，這些數(shù)字并不能從整體視角反映公司對辦公環(huán)境的核心訴求。以及工作環(huán)境應該如何組織來優(yōu)化企業(yè)文化和員工幸福感，同時支持生產(chǎn)力，并為員工創(chuàng)造一個茁壯成長的空間。

那么，首先，文化、道德、生產(chǎn)力和幸福感是如何衡量的呢？這有看似虛無與不可量化的內容可以被衡量嗎？如果可以，我們該如何利用這些信息，來創(chuàng)造一種與公司文化相關的社區(qū)感，并愿意為之買單？另外，這是否可以通過空間規(guī)劃來實現(xiàn)？

這里的答案是肯定的。成功但需要具備3個重要的原則：

1、一個精心規(guī)劃的過程
2、意識到每個客戶都是獨一無二的
3、客戶從頭到尾的參與，空間和文化元素的一致性是關鍵。

始于客戶愿景

/數(shù)據(jù)幫助我們識別和衡量一個公司獨特的員工、角色類型，以理解如何為所有人設計一個最佳的空間/

了解客戶對于未來發(fā)展的愿景至關重要，因為這關系到企業(yè)的發(fā)展目標以及采用怎樣的發(fā)展策略。

與客戶的最初接觸始于愿景，其目的是通過組織研討會，了解客戶對公司事情的重要性是如何進行優(yōu)先排序的。討論的主題內容可以圍繞服務的提供、可繼續(xù)發(fā)展以及工作場所文化。作為重要的溝通環(huán)節(jié)，這個過程所提出的問題不僅是為了提取辦公環(huán)境規(guī)劃的目標和期望，更是為了能從不同視角、不同觀點建立客戶認知，向客戶介紹與空間需求有關的信息，例如一些最佳的實踐和參照基準。

討論與溝通的目的是為了更真實的理解客戶，通過了解客戶的需求、需要以及期望的優(yōu)先級，可以形成辦公環(huán)境的需求框架。在后續(xù)階段借助這一框架，運用不同的方法方式收集更具體與詳細的信息。

在文化和員工士氣這個主題上，重要的是建立一個讓員工感受到心理安全的環(huán)境。組織文化與公司的組織設計息息相關，如果不在組織設計的情境下考慮組織文化，那么員工士氣和文化很難衡量。因為文化通常是人們在無人注意的情況下所做的事情，是一種潛在的社會規(guī)范，其對員工的影響往往超過正式的書面規(guī)范。

設計基于研究

/理解公司環(huán)境、文化和特性的當前狀態(tài)，以及他們未來想要在哪里/

—如何收集數(shù)據(jù)和在有限時間內盡可能多的收集數(shù)據(jù)同樣重要，這些數(shù)據(jù)可以形成空間需求的基準。

在評估一個組織的工作流程或生產(chǎn)力需求時，大多數(shù)公司都會重點關注一個團隊執(zhí)行的工作類型。然而，理解工作是如何進行的同樣重要。探討這個話題需要研究人員具備好奇、開放和探索的心態(tài)。使用調查“生活中的一天”的方法可以讓員工從不同的角度思考他們的工作活動。處理不同的任務，他們更喜歡在什么環(huán)境下用什么樣的姿態(tài)？休閑放松的？開放協(xié)作的 ？獨立封閉的 ？為員工提供可以讓他們選擇適合當前任務的姿勢或環(huán)境，從而提高工作效率。擁有選擇權的員工表現(xiàn)出更高的效率、更高的敬業(yè)度和更好的身心健康。

研究人們如何在物理環(huán)境中工作，有時可以消除組織中不同群體的刻板印象。為什么我們認為所有的會計師都被吸引到高聳的隔間里?律師們是總是希望被關在辦公室里，還是更喜歡能讓他們與同事合作辦案的空間？打破刻板印象，可以揭示有洞察力的數(shù)據(jù)，然后我們可以創(chuàng)造性的解決問題和開展計劃。

規(guī)劃源于事實

/一個團隊的潛在位置、所需的空間大小、團隊之間的空間關系和支持空間。/

—提出正確的問題，獲取空間規(guī)劃所需的原始數(shù)據(jù)與信息。對采集的數(shù)據(jù)進行宏觀、中觀和微觀的分析。員工每天如何互動？部門或團隊的最佳表現(xiàn)是怎樣的?我們能給“員工/角色”的類型分配一個合適的工作環(huán)境嗎？

例如，當一個團隊有足夠多的工作點可供選擇時，他們的工作效率可能是最好的。他們可以是在家工作，也可以是在辦公室內提供的專注空間，也可以是在café風格的社交會議空間。與此角色類型相關的特征可以根據(jù)特定的標準和需求被分配一組參數(shù)，然后通過可視化圖形和分析來表示。其中一個參數(shù)可能包括工作點使用比率。基于對這一群體的工作點偏好與期望的理解，可以生成人數(shù)與工作點的比例。也許專注空間是比率是35:1，工作站的工作點共享比率是6:1。因為這個小組需要的座位比他們的人數(shù)要少，所以需要進一步交叉檢查與面對面會議和協(xié)作需求有關的數(shù)據(jù)分析。這有助于確定需要什么種類型和多少支持類的空間。

另一個考慮因素是高峰時段占用的空間需求，即在某一特定時間內預計將有最多的工作人員在辦公室工作。這可能取決于協(xié)作的需要或要求員工在某一天上班的政策。例如，可能會有一個會議，要求每個人每周親自參加，這將表明入住率數(shù)據(jù)達到高峰，這將需要提供一個支持空間來容納更多數(shù)量的員工。會議室、專注空間和合作空間等可以為每個人提供足夠的座位，讓他們在辦公室時有地方“即插即用”。

保持可定制與自定義

每個組織都有獨特的員工角色類型。一旦這些類型被識別和分析，待評估的下一步就是調查員工類型之間如何互動。團隊之間可以共享空間嗎？它是否有利于協(xié)作或工作流？通過對數(shù)據(jù)進行整體分析，我們開始了解每個個體與群體的需求，以及如何相互的更大圖景，最終評估如何與更大的公司愿景建立一個整體計劃。

即使有了全面的數(shù)據(jù)收集和分析，不可避免地，在決定最后的方案時，也會有一些變量需要處理。這里的變量可以是任何東西，從未來的增長預測到可選擇的工作流程。無論變量是什么，它們都可能明顯地改變總面積需求。所以準備包含各種變量的替代場景是十分必要的。替代場景可以用幾種方式來表示，一個堆棧圖不僅可以給出任何團隊可能需要的相對于建筑物內一層可用的面積，而且還可以說明收集到的其他數(shù)據(jù)，例如: 鄰接、理想的支持空間，以及鄰近該層的社交或聚焦空間。

將收集的數(shù)據(jù)進行可視化表現(xiàn)，其中既有定性的也有定量的。它們使客戶以易于理解的方式理解復雜的數(shù)據(jù)網(wǎng)絡。與客戶的研討會利用可視化突出各種可能性，并進一步幫助優(yōu)先考慮空間需求。最后，數(shù)據(jù)收集和分析過程建立了客戶的信任——這反過來又創(chuàng)造了一個成功的工作場所設計。